presteer.com

Het kiezen van de periodiciteit en van de perspectieven is zeker niet de boeiendste stap van deze case. Maar het is wel belangrijk als basis van het project. Aangezien ik gekozen heb voor een Balanced Scorecard ga ik in de case uit van de 4 standaard perspectieven: Financieel, Intern, Klant (burger) en Innovatie. Het zou interessant kunnen zijn om deze 4 perspectieven te laten varen en voor perspectieven te kiezen waarbij het juist bij deze case belangrijk is dat ze in evenwicht zijn: denk aan veiligheid vs vrijheid. Wellicht schrijf ik daar nog een stuk over na afloop van dit project als aanbeveling voor eventuele volgende projecten. Wat betreft de periodiciteit heb ik gekozen voor jaren, semesters, kwartalen en maanden. Ik heb bewust niet gekozen voor een lager niveau als maanden omdat ik vrees dat het nu al een flinke klus zal worden om de benodigde gegevens te verzamelen. Ik heb nagedacht over het toevoegen van een regeerperiode als periodiciteit, maar aangezien deze (zeker de laatste jaren) geen standaard lengte heeft, kan ik daar niet zoveel mee.

Total Quality Management (TQM) is het idee dat het controleren van kwaliteit geen taak moet zijn van een kwaliteits controleur, die aan het eind van de productie de output checkt, maar het zou iets moeten zijn wat de gehele organisatie controleert, van het moment dat de input arriveert, tot het moment dat een eindproduct geleverd wordt aan de klant.

Het doel van dit project is te illustreren hoe een Performance Management traject opgezet kan in de complexe situatie van een nationale overheid. De missie en visie van een overheid kunnen eenvoudig gedefinieerd worden, maar blijven dan wel erg vaag. De nederlandse overheid wil de privacy van haar burgers beschermen, maar tegelijkertijd de veiligheid van haar burgers garanderen. Door deze complexiteit is het creeeren van een scorecard voor de nederlandse overheid een stuk lastiger dan het creeeren van een scorecard voor commerciele organisatie. 

Om het dilemma van de tegenstrijdige belangen op te lossen moet gezocht worden naar een evenwicht, een evenwicht waar de balanced scorecard (de naam impliceert het al) bij kan helpen. Op www.regering.nl staan 19 thema’s met plannen van de regering. Deze plannen zullen de basis worden voor de scorecard van de overheid. Performance Management gaat om resources steken in die zaken die bijdragen aan de missie en visie van de organisatie, maar ook om het monitoren van hoe met die resources wordt omgegaan. Worden budgetten en planningen gerealiseerd? Tijdig opmerken dat indicatoren slecht gaan scoren, zodat er verantwoordelijk kan worden afgegeven en actie kan worden ondernomen. Leren van elkaars fouten, maar ook van best practices.  

Uiteindelijk wil ik de scorecard wel vullen met data, daarom zal ik focussen op indicatoren waar ik daadwerkelijk meetwaarden van zal kunnen vinden. Het ‘vullen’ van de scorecard is tevens een test van de door mij veronderstelde relaties. Als bronnen probeer ik zo veel mogelijk de overheidswebsites te gebruiken.

Als start wil ik de volgende scorecards gebruiken: De (1) nederlandse overheid (toplevel) met daaronder de ministers: (2) defensie, (3) volkshuisvesting, ruimtelijke ordening en milieubeheer, (4) verkeer en waterstaat, (5) economische zaken, (6) landbouw, natuur en voedselkwaliteit, (7) sociale zaken en werkgelegenheid, (8) volksgezondheid, welzijn en sport, (9) buitenlandse zaken, (10) binnenlandse zaken en koninkrijksrelaties, (11) financien, (12) justitie en (13) onderwijs, cultuur en wetenschap, (14) algemene zaken.

Een door de Balanced Scorecard grondleggers Kaplan & Norton geintroduceerde term voor een diagram waar in de oorzaak-gevolg relaties worden vastgelegd voor de kritieke succes factoren. Er zijn meerdere redenen te bedenken om een Strategy Map te maken:

1. Controle van het Balanced Scorecard model

Kaplan en Norton stellen dat in een goed Balanced Scorecard model er relaties bestaan tussen alle Kritieke Succes Factoren. Wanneer een KSF niet gerelateerd kan worden aan de andere KSF’s valt deze buiten het model en is het dus belangrijk dat deze herzien wordt. Eeen KSF waar vele pijlen ingaan, maar ook weer vele pijlen uitgaan kan wellicht beter uit het diagram gehaald worden.

2. Controleren veronderstelde relaties

Wanneer de Balanced Scorecard in gebruik genomen is, kunnen de relaties die aangegeven zijn in de Strategy Map, gecontroleerd worden. “Leidt een verbetering in de KSF ‘hoog opgeleide medewerkers’ inderdaad tot een verbetering in de KSF ‘tevreden medewerkers’”.

3. Tijdsduur effect veronderderstelde relaties

Wanneer de relaties tussen Kritieke Succes Factoren gecontroleerd zijn (punt 2), kan er nagerekend worden hoe lang het duurt voordat het positieve dan wel negatieve effect ‘doorstroomt’. “Hoe lang duurt het voordat de slecht scorende KSF ‘tevreden medewerkers’ (onderin het causaal diagram) effect begint te hebben op de KSF ‘groei bedrijfsresultaat’ (bovenaan causaal diagram).

Ik ga als case een scorecard bouwen voor de nederlandse overheid. Ik zal conceptueel en globaal beginnen, maar hoop dat ik de scorecard uiteindelijk kan vullen met wat publiek beschikbare data. Aangezien ik conceptueel begin zal ik beginnen bij de missie, zodat uiteindelijk slechts indicatoren gedefinieerd zullen worden die een strategische link hebben met de visie. Op dit moment verwacht ik dat er in ieder geval een 8-tal posts zullen volgen:

1. Doel en opzet 
2. Periodiciteit en Perspectieven 
3. De missie en visie
4. Strategische doelstellingen
5. Kritieke Succes Factoren
6. Strategy Map (Oorzaak-Gevolg diagram)
7. Kritieke Prestatie Indicatoren
8. Dashboard
9. Evaluatie

Het is goed mogelijk dat ik sommige van deze stappen in 1 post zal behandelen terwijl andere stappen juist over meerdere posts verdeeld zullen worden.

Ik sta open voor alle commentaar, kritiek, hulp, etcetera.